Nosso assunto de hoje é muito polêmico: o famigerado sistema de gestão de fachada! Mais especificamente, nós vamos trazer 3 (três) pontos que mostram que o seu sistema de gestão (SG) pode ser apenas uma ilusão, algo para manter as aparências e enganar o auditor.
Isso porque um sistema de gestão de fachada é aquele que existe apenas na teoria ou no papel, na documentação da empresa, ou seja, ele não é vivido na prática pela organização e seus colaborador. Esse sistema serve apenas para “cumprir tabela”, manter o certificado ou impressionar o auditor, mas não influencia realmente a cultura, a operação ou a melhoria dos processos, da operação diária.
Com isso, a empresa enfrenta muito desperdício de recursos, lentidão nos processos, burocracia em excesso, não conformidades sistêmcias e recorrentes e desengajamento dos colaboradores. Tudo isso afeta a melhoria contínua e, pior, a satisfação do cliente. Com o tempo, a organização perde a confiança do mercado, perde faturamento e caminha rumo à falência.
Em resumo, é mais ou menos como ter um prédio bonito com estrutura frágil. Cedo ou tarde, tudo desaba! Por isso, até o final deste conteúdo você saberá identificar um sistema de gestão de fachada, para poder agir neste problema. Vamos ao conteúdo?
1º ponto: alta direção não sabe o que acontece com o sistema de gestão
Se você trabalha em uma empresa onde a alta direção não tem ideia do que está acontecendo no sistema de gestão, isso pode ser um forte sinal de que o sistema é só uma formalidade. De que ele é só de fachada!
É importante lembrar que a alta direção não precisa operacionalizar o sistema de gestão, ou seja, ela não deve executar todas as tarefas do sistema de gestão ambiental ou da qualidade (SGQ ou SGA), por exemplo. Porém ela deve receber informações continuamente (indicadores, auditorias, análises críticas, etc.). Isso a ajuda tomar melhores decisões, alocar recursos no sistema e apoiar estrategicamente a empresa e seus processos, o que é papel da alta direção.
Por isso você, profissional de sistema de gestão, precisa se conectar com a alta direção. Mostre que o SGQ — “Essa tal de ISO” — realmente faz diferença. Fale de organização e padronização de processos, mapeamento, indicadores de perda e ganho, monitoramento de falhas, enfim! Mostre que isso tudo eleva o nível da gestão da empresa e traz resultados palpáveis, como melhoria da produtividade e dos lucros!
2º ponto: auditorias são feitas apenas para manter o certificado
Esse é outro sintoma crítico do sistema de gestão de fachada, meramente burocrático: quando a auditoria vira um evento isolado, só tem alguma atenção na véspera do auditor chegar.
Sabe aquela empresa que só “arruma a casa” uma ou duas semanas antes da auditoria. Para isso, os colaboradores da qualidade passam dias e noites ajustando registros, revisando documentos, fazendo os colaboradores decorarem políticas ou, até mesmo, criando informação documentada. Só para “passar na auditoria….
Isso tudo gera burocracia, trabalho sem valor e ainda mais problemas para as empresas. As não conformidades não ajudarão a melhorar os processos, o cliente não receberá entregas melhores e tudo será apenas esforço desperdiçado. Tudo não passa de uma encenação, uma invenção sem sentido.
3º ponto: equipe não sabe para que o sistema de gestão serve
Este é o terceiro sintoma de um sistema de gestão de fachada, meramente burocrático. E talvez seja o mais grave e visível entre os citados aqui. Ele acontece quando os colaboradores e líderes da empresa não fazem ideia de para que serve o SG. Nestes casos, as pessoas acham que tudo é perda de tempo e, assim, não priorizam o sistema de gestão.
Entenda: o time precisa entender que o SG é uma ferramenta poderosa! Que ele pode ajudar cada setor a melhorar seus próprios processos e o trabalho como um todo. Quando as pessoas percebem isso, tudo muda: mais engajamento, mais participação, maior visão sistêmica. E isso se traduz em menos não conformidades, entregas de mais qualidade e muito mais resultados para as partes interessadas.
Quais sistemas de gestão são afetados por esses problemas?
Vale a pena lembrar que a lógica é a mesma para qualquer sistema de gestão, seja ele baseado nas ISO 9001, 14001, 27001, 37001, 45001, etc. Qualquer dessas normas é passível de ser implementada apenas de forma burocrática e vazia, criando um sistema de fachada.
Assim é preciso reforçar: normas são ferramentas de governança que nos ajudam a melhorar processos e estabelecer controles para nossas operações. Dessa forma, elas precisam ser utilizadas corretamente, de forma real e vivencial. Agora cabe a você analisar seus sistemas de gestão (sejam eles quais forem) e determinar se eles realmente têm utilidade ou são apenas de mentira.
Sistemas de gestão que não trazem resultados positivos
Existem outros pontos que desmascaram um sistema de gestão de fachada, meramente burocrático, mas os citados aqui são bastante comuns. Eles foram baseados em um vídeo do nosso diretor, Neifer França, que os considera “três sinais divinos” de que um SG pode ser apenas um teatro. Inclusive, vale a pena assistir ao vídeo, lá ele trabalha melhor esses aspectos, assista o vídeo aqui.
De qualquer forma, para finalizar, cabe ressaltar que essas práticas desvirtuam o verdadeiro objetivo de um sistema de gestão. Nestes casos, os SG’s são criados para melhorar a empresa e seus resultados, porém acabam fazendo o contrário. Empresas que criam burocracia e tentam apenas criar documentos para passar nas auditorias perdem competitividade, encarecem seus custos, não resolvem problemas e, assim, tem um SG que só gera prejuízo e traz resultados negativos.
Agora, com tudo isso em mente, é fundamental refletir: um sistema de gestão só faz sentido quando está vivo na prática, promovendo melhorias reais, engajando pessoas e impulsionando a organização rumo à excelência. Quando ele se torna apenas um conjunto de papéis e formalidades, perde sua essência e mina o próprio futuro da empresa. Portanto, mais do que buscar a certificação, é preciso buscar transformação e melhoria continua. Afinal, um sistema de gestão deve ser o esqueleto forte que sustenta o crescimento, mas não uma fachada bonita que esconde a fragilidade!
