Muitos profissionais não sabem, mas é possível transferir o certificado ISO de uma certificadora para outra. Ou seja, caso você tenha um certificado válido em alguma organização, é possível transferi-lo para outra certificadora, sem a necessidade de refazer todo o processo. Sem começar do zero!
Esse processo, entretanto, requer alguns cuidados, bem como a nova empresa irá fazer análises de relatórios e uma auditoria documental. Tudo no intuito de assegurar a integridade e rastreabilidade da transferência. Entretanto, se tudo correr bem, o sistema de gestão (seja ele baseado na ISO 9001, 14001, 45001 ou qualquer outra) continua funcionando normalmente. Ou seja, nada será descartado!
Mas para que isso aconteça da forma correta, existem alguns critérios que precisam ser levados em consideração. E esse será nosso tema de hoje!
Além disso, se você quiser compreender como todo o processo funciona, por completo, temos um vídeo no canal da QMS Certification no Youtube. Nele, o Greison Moura, especialista QMS, explicou não só os requisitos como também toda a transferência de um certificado ISO. Para assistir, basta clicar abaixo:
Apenas reforçando: o que significa transferir o certificado ISO (9001, 14001, 45001 etc.)
Explicando de forma simples, transferir o certificado ISO corresponde a fazer a mudança de uma certificadora para outra. Isso, sem que a empresa precise reiniciar todo o processo de certificação do zero. Assim, controles, procedimentos, processos e boas práticas continuam valendo.
Na prática, isso acontece quando uma organização já certificada em uma norma ISO decide trocar o organismo certificador. Algo que pode acontecer por motivos diversos, como nível de serviço, custo, posicionamento de mercado, direcionamento cultural ou até mesmo confiança na condução das auditorias.
O ponto mais importante aqui é entender que essa mudança não significa descartar tudo o que foi construído até então! Muito pelo contrário! Pois a transferência ocorre dentro dos critérios do mercado, há um aproveitamento do histórico do sistema de gestão, incluindo auditorias anteriores, registros e evolução do desempenho da empresa. Assim, tudo ocorre em conformidade com as diretrizes, por exemplo, do IAF – International Accreditation Forum. Portanto, trata-se de uma transição, e não um recomeço!
Requisitos mínimos para transferir um certificado ISO
Além disso, embora a transferência seja totalmente possível, ela não acontece de forma automática, muito menos descuidada. Assim, existem critérios mínimos que precisam ser atendidos para garantir a credibilidade do processo e a continuidade – e validade – do sistema de gestão. Vejamos cada um deles.
1 – Certificação ativa na norma ISO em questão
O primeiro requisito é básico, afinal não é possível transferir algo que não existe previamente. Assim, a empresa precisa estar certificada em uma norma ISO. Aqui, não importa a norma, o processo vale para:
- ISO 9001 – sistemas de gestão da qualidade;
- ISO 14001 – sistemas de gestão ambiental;
- ISO 27001 – sistemas de gestão de segurança da informação;
- ISO 45001 – sistemas de gestão de saúde e segurança ocupacional;
- E qualquer outra norma de sistema de gestão ISO.
Além disso, não importa em que momento do ciclo a empresa esteja (o Greison explica isso um pouco melhor no vídeo). Assim, a transferência pode ocorrer tanto após a certificação inicial quanto durante auditorias de manutenção anuais. O importante é estar certificado!
2 – Certificado com acreditação
Outro aspecto inegociável corresponde à acreditação da certificadora. Esse é, talvez, o ponto mais crítico — e, muitas vezes, negligenciado pelo mercado. E também algo polêmico no mercado!
Para que a transferência seja possível, o certificado atual precisa obrigatoriamente possuir acreditação. Isso significa que a certificadora que emitiu o certificado segue regras reconhecidas por organismos de acreditação, garantindo a validade e a confiabilidade daquele documento.
Na prática, isso significa que se a certificadora atual não possuir reconhecimento pelo IAF, por exemplo, não será possível realizar o processo de transferência do certificado. Assim, sem acreditação do organismo acreditador, não há transferência!
Isso ocorre porque, neste cenário, o certificado perde sua força como evidência confiável. Assim, a nova certificadora não pode simplesmente “assumir” esse histórico e, portanto, assumir o risco de erros no processo de certificação.
3 – Certificado dentro do prazo de validade
Outro requisito essencial, e básico, é que o certificado esteja vigente. Ou seja, ele ainda precisa estar dentro do ciclo de certificação válido. Dessa forma, como o ciclo de certificação ISO geralmente tem duração de três anos, é fundamental que a transferência ocorra antes da data de expiração.
Caso o certificado esteja vencido, o processo de migração deixa de ser viável e passa a exigir a retomada completa do ciclo de certificação. Isso tudo a fim de garantir que a empresa possua as melhores boas práticas implantadas e, assim, esteja conforme à norma ISO certificada, bem como sua versão mais recente.
Esse é um requisito que parece simples à primeira vista, mas que carrega um impacto direto na viabilidade da transferência. Quando o certificado vence, ele perde sua validade formal. E, com isso, a lógica da transferência deixa de existir. Afinal, não há mais um certificado ativo para ser transferido. O que existe é um histórico encerrado, sem evidências atuais de conformidade com a norma.
Por isso, o ideal é que a organização não deixe essa decisão para a última hora. Planejar a transferência com antecedência — avaliando, por exemplo, prazos, contratos e disponibilidade da nova certificadora — evita um “efeito dominó” que pode levar à perda da certificação e a muito retrabalho.
A transferência é completamente possível, mas exige atenção e profissionalismo!
Em resumo, podemos dizer que a transferência de certificado ISO é uma alternativa real, viável e, em muitos casos, estratégica para empresas. Ela é válida para organizações que buscam melhores condições de serviço, maior alinhamento ideológico ou evolução na condução do seu sistema de gestão e das auditorias.
Entretanto, como em toda decisão relevante, ela exige atenção aos detalhes e cuidado! Não basta, portanto, apenas querer mudar. Será preciso garantir que o certificado seja acreditado, esteja dentro da validade e que o histórico da organização esteja em conformidade com os requisitos exigidos pela nova certificadora. Tudo isso garantirá não apenas a confiabilidade do certificado, mas a evolução da empresa durante o processo de transferência.
No fim das contas, transferir um certificado é muito mais do que “trocar o nome da certificadora no documento”. É dar continuidade a uma jornada que já começou e fazer isso com ética, responsabilidade, critério e consciência! Afinal, sejamos francos, em gestão, não se trata apenas de ter um papel na parede, mas de manter o caminho consistente, independentemente de quem esteja ao seu lado na jornada!
