Expandir o sistema de gestão é um passo quase lógico. Isso porque, uma vez que implementarmos corretamente uma norma, os bons resultados vão querer nos fazer buscar outras certificações. Além disso, muitas vezes clientes nos exigem certificações, algo que nos possibilita aumentar nosso mercado e vender mais.
Dessa forma, possuir um bom sistema de gestão integrado (SGI) é uma estratégia interessante para melhorar nossos processos e aumentar a gama de certificações. Uma boa integração garante bons resultados, eliminação de burocracia e mais fluidez para os documentos, boas práticas e controles. Assim, em resumo, um SGI só traz vantagens.
Porém, nem sempre é fácil implementar uma segunda norma e, assim, expandir o Sistema de Gestão. Muitas vezes, travamos frente a dúvidas, dificuldades ou especificidades deste processo. Assim, por isso, hoje iremos falar sobre esse assunto e dar algumas dicas para melhorar a integração de normas e ter um bom SGI. Dito isto, vamos ao conteúdo!
1ª dica: compreenda o contexto da sua organização – o ponto de partida!
Pode parecer óbvio, mas na ânsia de expandir o sistema de gestão para uma segunda ou terceira norma, podemos não pensar direito no sistema que já temos. Assim, antes de pensar em adicionar algo, nossas empresas precisam saber quão maduro está o sistema atual.
Primeiro porque, se o SGQ (ISO 9001, por exemplo) já tem processos bem definidos, controles funcionais e uma cultura de gestão viva, o próximo passo será muito mais natural. Segundo porque toda experiência adquirida na primeira norma vai tornar a expansão mais fácil. Terceiro porque os documentos, controles e rotinas podem ser adaptados para o próximo sistema de gestão, reduzindo o trabalho, melhorando a integração e eliminando burocracia.
Assim, vale a pena fazer um diagnóstico inicial. Algo que pode ser feito por meio de auditorias internas ou um gap analysis entre as normas desejadas e a estrutura atual. Isso será estrategicamente muito útil, facilitando decisões, assim como facilitará o trabalho todo! Vamos aprofundar um pouco isso!
2ª dica: identifique o que muda, aproveite o que já existe!
Principalmente se você estiver implementando e integrando normas ISO, as coisas vão ser muito mais fáceis! Isso porque as normas ISO compartilham uma estrutura comum (o famigerado Anexo SL). Essa estrutura define capítulos idênticos ou muito similares (como contexto da organização, liderança, planejamento, apoio, etc.). Dessa forma, na prática, isso significa que você não vai começar do zero.
Por exemplo, o controle de documentos vai servir tanto para a 9001 quanto para a 14001. Para controlar novos modelos, bastará inseri-los no sistema que você já criou para controle da informação documentada. Já na gestão de riscos e oportunidades, por exemplo, novos riscos podem ser integrados facilmente. Bastará mapeá-los e inseri-los no seu sistema de controle de riscos. Mesmo que algumas alterações possam ser necessárias, será bem mais simples que começar tudo de novo. A palavra-chave é, portanto, integração, e nunca duplicação!
Fora o que já existe, cada norma tem seus requisitos específicos, algo que você precisará adicionar ao sistema já existente. Por exemplo, a ISO 14001 possui requisitos ambientais específicos (aspectos, impactos, controle operacional, emergências, etc.). Já a ISO 45001 exigirá requisitos de segurança e saúde ocupacional (identificação de perigos, avaliação de riscos, consulta e participação dos trabalhadores, etc.).
Portanto, será preciso atenção para manejar o que já existe e acrescentar o que está chegando. Aqui, por exemplo, podemos criar uma matriz de correlação entre normas, mostrando onde há sobreposição e onde há requisitos novos. Isso pode ajudar muito, garantindo integração ao que já temos e criação do que é novo.
3ª dica: planeje a integração gradualmente e de forma controlada
Independentemente do seu nível de maturidade, expandir o sistema de gestão requer atenção e cuidado. Além das muitas atividades, fazê-lo incorretamente pode trazer diversos prejuízos ao sistema já existente. Dessa forma, expanda o sistema em fases controladas, fazendo uma coisa de cada vez e, assim, avançando de etapa em etapa. Você pode, por exemplo, dividir a implementação em:
- Levantamento de requisitos atendidos e adicionais;
- Atualização de procedimentos e documentos necessários;
- Treinamento das equipes;
- Criação e implementação de novos processos;
- Execução de auditorias internas integradas;
- Entre outras etapas necessárias.
Além disso, vale ressaltar que tentar implantar duas normas de uma vez pode e será muito mais complexo. Principalmente se sua empresa não tiver uma base sólida em SGI e processos de gestão. Metaforicamente, será como construir mais um andar em uma casa ou prédio: o alicerce precisa estar pronto antes disso! Portanto, talvez, seja mais prudente e produtivo segmentar a implementação, trabalhando com uma norma por vez e assegurando um “alicerce” que dê conta de tudo.
No caso de uma implementação mais “agressiva”, de um SGI de três normas, por exemplo, talvez seja interessante contar com ajuda. Contar com um software de gestão pode facilitar muito a integração, tornando-a mais assertiva. Da mesma forma, nesses casos, talvez seja interessante contar com bons consultores externos. Eles já conhecem o “caminho das pedras” e vão ajudar muito. De qualquer forma, quanto mais normas, maiores os desafios!
O próximo passo da evolução do seu sistema de gestão – e da sua empresa!
Para finalizar, vale a pena ressaltar o quanto expandir o sistema de gestão para mais de uma norma ISO é uma decisão estratégica que demonstra maturidade e visão de longo prazo. Afinal, muito mais do que cumprir requisitos, trata-se de fortalecer a governança, aumentar a eficiência dos processos e alinhar a organização a padrões internacionais de desempenho!
Além disso, a integração entre normas – por meio do SGI – reduz redundâncias, melhora a comunicação entre áreas e transforma o sistema em uma ferramenta de gestão realmente útil, e não apenas em um conjunto de documentos. Assim, quando bem conduzido, o processo amplia a credibilidade da empresa no mercado, eleva o nível de controle sobre riscos e garante maiores resultados. Ou seja, um bom SGI traz lucros, segurança e sustentabilidade no médio prazo e longo prazo!
Portanto, o segredo está em planejar com método, envolver as pessoas certas e utilizar os recursos tecnológicos disponíveis para simplificar o caminho. Dessa forma, com cada norma integrada, o sistema se torna mais robusto, coerente e preparado para sustentar o crescimento da organização com qualidade, segurança e responsabilidade. E tudo isso nos ajuda a elevar o padrão da gestão e preparar nossas empresas para competir em outro nível!
