A auditoria de manutenção acontece após a auditoria de certificação, que ocorre em ciclos de 12 meses. Normalmente, são realizadas duas auditorias de manutenção por ano, encerrando o ciclo de auditoria e garantindo a continuidade da certificação.
Essa modalidade de auditoria (de manutenção) tem um papel fundamental para assegurar que o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) se mantenha alinhado com os padrões estabelecidos, promovendo a melhoria contínua dentro de nossas organizações.
Diferente da auditoria de certificação, a auditoria de manutenção não é uma análise completa do SGQ. Em vez de passar por todas as etapas e revisões documentais, o auditor foca diretamente na chamada “fase dois”. Vamos entender melhor o que envolve essa fase?
Entenda a fase dois na auditoria de manutenção na ISO 9001
Assim como na auditoria de certificação, aqui o auditor também é responsável por elaborar um plano de auditoria. Nele, será obrigatoriamente realizada uma análise dos itens mandatórios que a organização precisa executar para assegurar que o Sistema de Gestão continue implementado e melhorando.
Porém, vale ressaltar que o principal objetivo da auditoria de manutenção é identificar se o SG está sendo mantido de forma eficiente, o que leva a melhorias significativas e com foco no Sistema de Gestão do cliente auditado!
Como buscar melhorias e conformidades no SGQ
Com base nos itens mandatórios (requisitos da norma), o auditor irá selecionar alguns requisitos específicos para verificar o Sistema de Gestão do cliente. Separamos uma lista com cinco atividades fundamentais realizadas durante a auditoria de manutenção:
- Realização de entrevistas: o auditor precisa conduzir entrevistas com colaboradores para entender como os processos são aplicados e identificar o nível de conhecimento das políticas e procedimentos, bem como a evolução do sistema;
- Análise de procedimentos e documentos: o auditor irá revisar documentos e procedimentos estabelecidos para verificar a conformidade com os requisitos normativos e internos;
- Observação das atividades diárias: ele também irá observar as atividades diárias para avaliar como os processos operacionais são executados na prática e comparar com as descrições e requisitos descritos;
- Verificação de registros: outra importante atividade realizada pelo auditor é conferir registros, como relatórios de produção e inspeções, para comprovar a conformidade com os requisitos estabelecidos e identificar evidências;
- Revisão de não conformidades e ações corretivas: uma das atividades fundamentais da auditoria de manutenção é analisar registros de não conformidades e ações corretivas para avaliar como a empresa lida com problemas e implementa melhorias, bem como para saber se o sistema cumpre as tratativas e melhora.
Apesar de não serem estritamente as únicas, essas são algumas das principais atividades realizadas durante a auditoria de manutenção. Elas são fundamentais para coletar evidências e garantir que o processo de auditoria seja eficaz ao avaliar o sistema.
Lembrando que, durante a auditoria, o auditor pode acabar identificando uma não conformidade nova e, muitas vezes, apontando-a no momento da auditoria. No entanto, a conclusão formal da auditoria ocorre durante a reunião de encerramento, onde os resultados são apresentados e discutidos, incluindo as observações e não conformidades detectadas. Vejamos.
Como é feita a reunião de encerramento
A reunião de encerramento é o momento em que o auditor apresenta um resumo detalhado de como a auditoria foi conduzida, explicando o processo de verificação e a coleta de evidências realizadas.
Nesse encontro, o auditor compartilha suas observações, destacando as não conformidades encontradas, se houver, e esclarecendo pontos críticos do processo auditado. Além disso, é um momento importante para abrir um espaço no qual o cliente possa tirar suas dúvidas, discutir os resultados e entender os próximos passos para a correção de eventuais falhas identificadas.
A reunião de encerramento não só encerra formalmente a auditoria, mas também proporciona uma oportunidade para alinhar expectativas e promover uma comunicação clara entre auditor e cliente.
Após a reunião de encerramento, o auditor elabora o relatório de auditoria, que inclui todas as evidências coletadas, os pontos fortes da empresa, as não conformidades identificadas e uma descrição detalhada de todo o processo de evidências. Esse relatório é enviado ao cliente e, caso necessário, a organização desenvolverá um plano de ação para corrigir as não conformidades e aprimorar os processos identificados durante a auditoria.
Sendo assim, a organização deverá elaborar um plano de ação, no qual será identificada a causa raiz das não conformidades e para que medidas de implementações e ações corretivas sejam elaboradas. Após a elaboração dessas medidas, será enviado o plano revisado ao auditor. O auditor, por sua vez, avaliará se as ações são eficazes e, caso estejam adequadas, o plano será aprovado.
A importância da auditoria de manutenção na ISO 9001
A cada auditoria realizada, o Sistema de Gestão da Qualidade se torna mais maduro e adaptado às necessidades da organização, identificando novas oportunidades de melhoria. Essas auditorias não apenas garantem que o SGQ esteja implementado corretamente, mas também asseguram que ele continue evoluindo, com foco na eficiência e eficácia dos processos.
Em suma, a auditoria de manutenção visa garantir que o sistema de gestão permaneça implementado e mantido ao longo do tempo, sempre promovendo melhorias contínuas. Além disso, essa auditoria oferece um reflexo real da maturidade organizacional, proporcionando insights valiosos sobre como os processos podem ser ainda mais aprimorados.
Auditoria de manutenção na ISO 9001: a chave para a melhoria contínua
Embora a auditoria de manutenção não resulte em um novo certificado, ela desempenha um papel essencial para garantir que o Sistema de Gestão continue sendo mantido. A auditoria de manutenção vai além de uma simples validação do sistema, pois, em vez de se concentrar apenas em manter a conformidade com os requisitos da ISO 9001, ela se foca em promover melhorias contínuas, o que é significativamente vital para a evolução da organização.
O processo de auditoria de manutenção permite uma verificação constante do SGQ, garantindo que os processos e procedimentos estejam sendo seguidos corretamente e que as falhas ou não conformidades sejam rapidamente identificadas e corrigidas. A auditoria de manutenção assegura que o SG se mantenha atualizado e adaptado às novas necessidades do mercado e da organização.
Em resumo, a auditoria de manutenção da ISO 9001 é um processo estratégico que assegura qualidade constante. Ela não apenas valida o sistema, mas também assegura que a organização esteja preparada para os desafios do futuro, sempre em busca do melhor para a organização.
Vale ressaltar que esse conteúdo foi baseado em um vídeo da nossa querida Roberta, responsável pelo setor de excellence da QMS, nele ela explicou detalhadamente como funcionam as auditorias de manutenção na ISO 9001. Clique no botão abaixo e acesse nosso canal no Youtube:
