A dúvida existe: Ação corretiva ou Ação preventiva, qual delas executar? Ambas são necessárias? Se sim, quando? Mesmo porque essas são apenas algumas das rotinas de um sistema de gestão da qualidade (SGQ), o que torna as coisas um pouco mais complicadas.
Em meio a uma rotina atribulada e cada vez mais cheia de atividades, não compreender corretamente como esses tipos de ações funcionam, pode ser um grande problema. Podemos acabar optando pela ação errada e, assim, causar mais problemas e prejuízos para nossas organizações. Isso tudo sem contar com o desperdício de tempo dos colaboradores, é claro!
Por isso, compreender corretamente o que são e quando utilizar uma Ação corretiva ou Ação preventiva é fundamental! Por esse motivo, decidimos criar um conteúdo simples que explique cada uma delas e quando utilizá-las. Dito isso, vamos ao texto!
O que é ação corretiva e quando utilizá-la?
A ação corretiva, como o próprio nome sugere, serve para corrigir algum tipo de problema, não conformidade ou dificuldade. Ela ocorre depois da incidência de algo, atuando sobre as causas raízes da ocorrência e, assim, impedindo que ela volte a acontecer.
A ação corretiva segue diversas etapas específicas da resolução de problemas, passando, geralmente, por:
- Coleta de informações;
- Análise de causa raiz;
- Criação do plano de ação de correção;
- Execução do plano de ação;
- Análise de eficácia da tratativa;
- Padronização do aprendizado e dos novos padrões processuais.
Esse tipo de ação é o principal motor da melhoria contínua, atuando sobre os processos e seus modos de operação (o como fazemos). Além disso, é um tipo de ação comum em qualquer SGQ, sendo inclusive parte da maneira como cumprimos o requisito “10 Melhoria contínua” das normas ISO de sistemas de gestão.
Em resumo, é o que fazemos para eliminar a causa raiz de uma não conformidade (problema ou ocorrência diversa) que já incidiu, já aconteceu. Assim, o foco é impedir que o problema volte a ocorrer.
Além disso, mesmo estando fora do escopo “Ação corretiva ou Ação preventiva”, temos também as ações imediatas. Vale a pena compreendê-las. Vejamos!
O que é ação imediata e quando utilizá-la?
Enquanto a ação corretiva atua nas causas de um problema ou não conformidade, a ação imediata atuará especificamente sobre os efeitos dessas ocorrências. Isso significa que a ação imediata serve para garantir que um problema tenha os menores efeitos negativos possíveis para a empresa, seus colaboradores e clientes.
Imagine, por exemplo, que ao passar pela etapa de pintura de um determinado processo, o produto saiu com uma cor diferente da planejada. Enquanto a ação corretiva procurará as causas desse acontecimento, a ação imediata irá isolar o produto para que ele não chegue ao cliente. Se, por acaso, ele já estiver em posse do consumidor final, a ação imediata será fazer a troca, buscando amenizar a insatisfação do cliente.
Dessa forma, enquanto a ação corretiva atua para impedir que o problema ou NC volte, a ação imediata trata os danos causados por eles. Para isso, ela geralmente segue algumas etapas:
- Identificação dos efeitos;
- Elaboração do plano de contenção;
- Correção pontual dos efeitos;
- Registro dos acontecimentos;
- Abertura de não conformidade – em caso de não constatação prévia;
- Comunicação às partes envolvidas – se necessário.
Em resumo, a Ação Imediata é o que fazemos na hora para conter o problema e impedir que ele continue causando danos. Ou seja, ela não resolve a causa, apenas controla os efeitos (impactos negativos)!
O que é ação preventiva e quando utilizá-la?
Por fim, temos a Ação preventiva. Como o nome sugere, ela atua para prevenir que algo aconteça. Enquanto as ações corretivas e imediatas atuam após a incidência da não conformidade ou problema, a Ação preventiva irá atuar antes que eles apareçam no processo. A ação preventiva ataca e elimina a causa raiz antes que ela possa acontecer e se concretizar, se tornar realidade.
A lógica aqui é antecipar o que pode acontecer e, assim, evitar problemas, evitando também prejuízos, acidentes, insatisfação do cliente e dores de cabeça diversas. Muitos consultores e profissionais de sistemas de gestão consideram que as ações preventivas, após a publicação da ISO 9001:2015, passaram a ser o que chamamos na norma de Gestão de Riscos. Assim, uma ação para eliminar ou mitigar risco é, em síntese, uma ação preventiva.
As etapas básicas de uma ação preventiva, inclusive, podem ser descritas como:
- Identificação do problema em potencial (risco);
- Avaliação do problema em potencial (compreensão da probabilidade de incidência e possíveis impactos);
- Definição da ação preventiva (criação do plano de ação preventivo);
- Implementação do plano de ação;
- Verificação de eficácia da tratativa;
- Registro documentado do processo;
- Comunicação e alinhamento com as partes interessadas pertinentes.
Em resumo, ação preventiva é o que fazemos para eliminar a causa de um problema que ainda não aconteceu, mas que pode ocorrer (risco). Isso evita possíveis efeitos negativos, bem como economiza recursos que seriam utilizados para amenizar os efeitos do problema que incidiria.
Ação corretiva ou Ação preventiva – Qual delas usar no SGQ?
A realidade é que não existe uma resposta definitiva, a Ação corretiva ou Ação preventiva deve ser executada de acordo com o contexto do problema ou não conformidade.
Em um cenário ideal, deveríamos sempre optar pela ação preventiva, nos antecedendo aos problemas e sendo proativos. Entretanto, sabemos que nem todos os riscos podem ser mapeados, assim como alguns surgem devido a mudanças inesperadas de contexto – por exemplo, a COVID 19 há alguns anos. Assim, nem sempre conseguiremos antecipar o que ocorrerá.
Por outro lado, a Ação corretiva deve ser executada sempre que encontramos algum problema e identificamos que ele pode voltar. Isso ajuda a garantir que não trataremos duas vezes a mesma causa. No geral, quando isso não acontece, a empresa vive “apagando incêndios” e tratando o mesmo problema, NC ou ocorrências rotineiramente. Isso porque o mesmo problema acontecerá novamente e trataremos apenas seus efeitos.
Já a ação imediata deve ocorrer sempre que alguma parte interessada for afetada, impedindo que as coisas piorem. Ela é a mais simples e a que, geralmente, mais acontece. Ela é o incêndio que as empresas precisam apagar recorrentemente quando não há ação corretiva.
Assim, para finalizar, uma Ação corretiva ou Ação preventiva sempre será necessária, porém qual delas devemos utilizar? A resposta é: depende do contexto! Bons profissionais analisarão os fatos e garantirão que tudo seja tratado de acordo com as necessidades e expectativas de cada processo!
