Alguns erros na implementação da ISO 9001 podem custar muito caro aos resultados da sua empresa. Eles podem levar a diversos prejuízos, como a não obtenção da certificação, excesso de burocracia e até mesmo à maior lentidão dos processos.
Outro problema comum é o engessamento do sistema de gestão e, assim, dos processos. Isso dificulta muito a inovação e faz com que os processos fiquem estagnados, deixando a empresa parada no tempo. Por isso, atentar-se a uma boa implementação é a chave para conquistar mais resultados e melhoria contínua!
Para isso, é preciso focar em conhecimento e capacitação, bem como fugir de algumas armadilhas comuns ao projeto de implementação da ISO 9001. No artigo de hoje, escolhemos falar sobre 3 erros graves que podem prejudicar o seu sistema de gestão da qualidade e, assim, fazer com que sua empresa não conquiste os resultados esperados. Vamos ao conteúdo!
1º erro: passar muito rapidamente pela avaliação inicial dos processos
O processo de implementação da ISO 9001 vai organizar as coisas e, assim, várias lacunas que não constavam na empresa serão preenchidas. Por exemplo, muitos processos passarão a ter responsáveis e responsabilidades mais bem definidos. Novos controles serão criados ou até mesmo atualizados para servir melhor à análise dos resultados. Pode até mesmo acontecer de identificarmos alguma necessidade de procedimentalização ou mapeamento que estava faltando.
Porém, só será possível identificar essas melhorias se realizarmos uma análise completa e minuciosa dos processos existentes. Se durante a implementação, focarmos apenas nos requisitos da norma, muito provavelmente não encontraremos as falhas, faltas e problemas já existentes.
Portanto, vale a pena começar com um bom mapeamento de processos, algo que te ajuda a compreender sua empresa e encontrar não conformidades e melhorias. Usar softwares de mapeamento pode te ajudar a trabalhar melhor essa questão, assim como te ajudar realizar atualizações mais facilmente no futuro.
2º erro: criar documentos de forma desnecessária e exagerada
Principalmente na implementação inicial do sistema, é comum que as pessoas interpretem o cumprimento dos requisitos da norma como “criação de documentos”. Isso se agrava quando os profissionais têm pouco conhecimento sobre ISO 9001 ou gestão da qualidade. Quando isso acontece, o resultado é uma verdadeira enxurrada de novos documentos sendo criados apenas para “passar na auditoria”. Ou seja: burocracia excessiva!
Por isso, lembre-se de focar no uso desses documentos e na eficácia de utilização deles e, mais que isso, na eficácia dos processos da sua empresa. É natural surgirem novos documentos, mas esses documentos precisam realmente servir para melhorar os processos, e não para serem mostrados para o auditor.
Uma boa dica para fugir desse problema é envolver os colaboradores que utilizarão esses documentos e garantir que todos estão conforme o que será documentado. Neste momento, as pessoas validarão se determinado procedimento, por exemplo, está claro e é realmente útil para o dia a dia de execução dos processos.
3º erro: desconectar os objetivos do SGQ do planejamento estratégico da sua empresa
Um dos maiores erros na implementação da ISO 9001 é isolar esse processo da estratégia da empresa. E isso acontece muito quando as empresas cometem os dois erros anteriores desta lista.
A implementação de um SGQ leva a definições muito importantes, como a política da qualidade ou os objetivos da qualidade. Quando a empresa não olha para seus processos ou apenas cria documentos para passar na auditoria, essas definições geralmente acabam não apoiando ou até mesmo contradizendo o planejamento estratégico.
Para evitar ainda mais erros na implementação da ISO 9001, comece desde o início levando em conta a estratégia da empresa e criando documentos, processos, procedimentos, políticas e objetivos que sirvam para ajudar a empresa concretizar seus planos estratégicos. Quando isso acontece, a gestão da qualidade será muito mais bem-vinda entre as pessoas, assim como será constantemente discutida e debatida dentro da organização.
Evitar erros na implementação da ISO 9001 significa atuar de forma estratégica!
Ao pensar nos erros descritos aqui e nas formas de evitá-los, chegamos à conclusão de que a implementação da ISO 9001 é uma jornada que exige planejamento estratégico, engajamento de toda a organização e um olhar muito atento aos detalhes.
Evitar estes erros comuns ajuda a garantir que o SGQ seja mais do que um conjunto de documentos e regras, seja verdadeiro um motor para o crescimento sustentável da empresa e de todas as suas partes interessadas. Um bom SGQ, bem implementado, não apenas organiza processos, mas transforma a cultura da empresa na totalidade, promovendo maior clareza de responsabilidades e engajamento em todos os níveis, assim como processos mais consistentes e conformes.
Portanto, quando o sistema é projetado com cuidado e executado de forma consistente, a organização se torna mais ágil e preparada para enfrentar desafios. A melhoria contínua não é apenas um conceito teórico e se traduz em processos mais eficientes, redução de retrabalho e desperdício e na capacidade de antecipar e resolver problemas antes que eles aconteçam ou se tornem críticos.
A implementação da ISO 9001 deve ser encarada como uma oportunidade de evolução para toda a organização e não como uma obrigação burocrática. A norma é uma ferramenta poderosa que, quando bem utilizada, se torna a base para a construção de um futuro sólido, sustentável, competitivo e inovador. Assim como em qualquer grande empreendimento, o sucesso exige muito planejamento, um forte engajamento e, acima de tudo, um compromisso genuíno com a excelência!
Como o auditor avalia esses pontos nas auditorias externas? [vídeo complementar]
Este artigo sobre os erros na implementação da ISO 9001 foi escrito com base em um vídeo da nossa gerente técnica, a Ana Carneiro. No conteúdo, ela fala um pouco melhor sobre cada um destes erros, dando mais dicas e informações sobre a implementação de um bom sistema de gestão da qualidade!
Além disso, ela também traz o olhar da certificadora e explica como os auditores avaliam essas questões durante o processo de certificação. Então, se você não quer cometer erros no seu SGQ e garantir sua certificação ISO 9001, vale a pena conferir. Assista clicando abaixo:
