Gerenciar riscos no processo de certificação ISO 9001 fará com que as boas práticas da norma sejam corretamente implementadas na empresa, garantindo melhorias reais e mais resultados ao fim do processo. Além disso, a correta gestão dos riscos ajudará a garantir que os prazos sejam cumpridos e que o certificado seja alcançado com sucesso.
Por outro lado, a falta desta gestão pode atrapalhar não só a implementação, mas a empresa como um todo. Afinal, criar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) baseado na ISO 9001 requer mudanças profundas. Sem um bom planejamento, as mudanças podem atrapalhar os processos, causar não conformidades e prejudicar a produtividade dos colaboradores com pausas excessivas ou desnecessárias.
Por isso, no nosso conteúdo de hoje vamos abordar esse assunto e dar algumas dicas sobre como gerenciar os riscos no processo de certificação ISO 9001. Até o fim deste artigo você terá uma visão mais clara da implementação e de como fazer com que ela ocorra de forma mais simples e sem imprevistos. Dito isso, vamos lá?
Tudo começa com treinamento e capacitação
O primeiro risco ao qual estamos vulneráveis é a incorreta compreensão da norma e seus requisitos. Quando não a entendemos corretamente, criaremos processos, procedimentos e atividades que não vão agregar valor para a organização e, quem sabe, até mesmo prejudicarão as auditorias de certificação.
Por isso, é importante compreender muito bem a ISO 9001, a fim de validar o que a empresa já executa e o que ainda não está conforme. A partir disso, será possível criar o plano de implementação e, assim, compreender os riscos dele! Esse plano deve detalhar o que precisará ser implementado e as responsabilidades individuais e, com ele em mão, partimos para o mapeamento dos riscos.
Mapeando os riscos no processo de certificação ISO 9001
Qualquer processo de gestão de riscos começa com o mapeamento. Portanto, mapeie detalhadamente as atividades de implementação buscando fatores que podem prejudica-la ou que são oportunidades de torna-la mais fácil, rápida e eficiente.
Para isso, envolva seus colaboradores, principalmente os operadores dos processos. Isso fará com que possíveis novas atividades e pontos de controle sejam melhor implementadas e realmente façam parte da rotina das pessoas. Além disso, pode ser interessante envolver outras partes interessadas, identificando riscos baseados em suas experiências e percepções.
Cada contexto apresenta riscos diferentes, de acordo com a realidade da empresa. Porém, a título didático, podemos citar alguns riscos como:
- Falta de comprometimento da Alta Direção;
- Treinamento ou capacitação inadequados ou insuficientes;
- Falta de recursos (financeiros, humanos ou tecnológicos);
- Resistência à mudança quanto aos requisitos da norma e suas atividades;
- Escolha inadequada do organismo certificador;
- Atrasos no cronograma de implementação;
- Falta de evidências documentais para conformidade com os requisitos da norma;
- Auditorias internas ineficientes, falhas ou inexistentes;
- Entre outros.
Cada um destes riscos corresponde a uma ameaça ao processo de certificação ISO 9001. Dependendo do quão grave for sua incidência e impactos, eles podem até mesmo inviabilizar o processo, resultando no pior dos cenários: não conquistar (ou perder) o certificado ISO 9001.
Mitigando ou eliminando riscos
Depois de mapeados, você terá um panorama geral dos riscos no processo de certificação. Em alguns casos, será necessário retornar à fase de planejamento e alterá-la, mudando ações e até mesmo o cronograma.
Porém, na maioria dos casos, bastará criar planos de ação para mitigar ou eliminar os riscos anteriormente mapeados. Assim, desenvolva planos para cada risco, focando sempre nos de maior impacto e priorizando de acordo com as capacidades da sua organização. Além disso, sempre determine responsáveis claros, prazos específicos e os recursos necessários (alocando-os conforme necessário).
Por fim, para riscos menos críticos, vale a pena avaliar se eles podem ser aceitos ou monitorados sem ações imediatas, o que dá mais velocidade ao processo de certificação ISO 9001 e pode até mesmo torná-lo mais eficiente (barato).
Monitorando riscos no processo de certificação ISO 9001
Alguns riscos poderão ser eliminados antes mesmo do início do processo de implementação.
Um risco possível, por exemplo, é que as documentações do SGQ não sejam encontradas durante as auditorias ou que elas se percam ou deteriorem nos arquivos da empresa. Para eliminar esse risco, é possível utilizar repositórios em nuvem ou contratar um software de gestão de documentos. Dessa forma, eliminamos esse risco.
Entretanto, alguns riscos não podem ser completamente eliminados, portanto será preciso monitorá-los para garantir que, mesmo em caso de incidência, eles não tragam consequências negativas ao processo ou que possam minimizar seus impactos. Por exemplo, mesmo que façamos um ótimo trabalho de conscientização, ainda é possível que alguns colaboradores tenham resistência às mudanças propostas pela norma.
Neste caso, é preciso monitorar muito bem o processo de implementação para garantir que essa resistência não afete negativamente o processo certificatório, assim como para implementar melhorias que ajudem a reduzir cada vez mais esses riscos. Isso não só mantém o processo em dia como faz com que a empresa enfrente melhorias reais!
Gerenciando agora para colher resultados amanhã!
Vale dizer que aqui estamos falando de gestão da qualidade, mas esses riscos podem ocorrer também em outros sistemas de gestão, como na ISO 14001, ISO 27001 ou ISO 41001. Além disso, gerenciar os riscos no processo de certificação (ISO 9001 ou demais) é algo que trará resultados para muito além da implementação.
Muitos riscos não mapeados e trabalhados durante a implementação do sistema persistem na execução dos processos e são muito mais difíceis de trabalhar no longo prazo. Eliminá-los na raiz da certificação não só traz resultados imediatos como também evita prejuízo e retrabalho no futuro.
Dessa forma, ao mapear, mitigar e monitorar os riscos desde o início, é possível criar uma base sólida que não apenas garante o sucesso imediato, mas também facilita a melhoria contínua ao longo do tempo. A gestão de riscos permite que nos adaptemos rapidamente às mudanças, minimizemos falhas e aproveitemos as oportunidades de aprimoramento, resultando em maior eficiência, redução de custos e uma cultura organizacional mais robusta!
Por fim, há um risco que você pode eliminar agora mesmo e de maneira muito simples: o risco de contratar um organismo certificador que não agrega valor à sua empresa! Para isso, basta contratar a QMS Certification e contar com os melhores profissionais do mercado, contar com a certificadora que vai ajudar sua empresa a superar todos os desafios! Clique no botão abaixo e entre em contato conosco: