diferença entre eficácia e eficiência no sistema de gestão

Diferença entre eficácia e eficiência nos sistemas de gestão

Entenda a diferença entre eficácia e eficiência e aplique conceitos que vão impulsionar seus resultados a níveis inimagináveis, leia agora!

A diferença entre eficácia e eficiência sempre gerou muitas dúvidas em quem trabalha com gestão, certificações ou auditorias. Essa diferenciação pode ser algo muito problemático, uma vez que não compreender corretamente a diferença entre esses conceitos pode levar as empresas a executar ações de forma equivocada, dispendiosa e improdutiva.

Ao planejar ações focando nos aspectos errados, a empresa pode sofrer com desalinhamento organizacional, pode comprometer a melhoria contínua de seus processos e até mesmo desperdiçar recursos, assim como pode até mesmo perder a competitividade perante o mercado. Por outro lado, compreender corretamente a diferença entre eficácia e eficiência ajuda a planejar ações mais acertadas e, assim, perseguir resultados mais sólidos e sustentáveis.

Por isso, no conteúdo de hoje vamos explicar esses conceitos para você de uma vez por todas. Até o final do texto, você entenderá claramente o que é eficácia e o que é eficiência, assim como estará pronto para executar melhorias reais na sua empresa. Dito isso, vamos lá?

 

A diferença entre eficácia e eficiência: conceitos teóricos

Para facilitar a compreensão, vejamos primeiro a definição de cada um desses aspectos. Depois seguiremos com um exemplo que vai te ajudar a compreender melhor cada um dos conceitos. Assim:

  • A eficácia é a capacidade de alcançar o objetivo ou o resultado esperado (planejado) independentemente dos recursos gastos, do tempo ou métodos utilizados;
  • Já a eficiência é a capacidade de alcançar o objetivo (resultado esperado ou planejado) utilizando o menor número de recursos, o menor tempo e menos esforços possíveis.

Dessa forma, podemos dizer que a eficácia está estritamente ligada ao alcance do objetivo. Por exemplo, imagine que seu objetivo é “chegar ao trabalho pontualmente”. Se você sair de sua casa e chegar ao trabalho na hora certa, foi eficaz, independentemente do caminho escolhido, no modo de locomoção ou do gasto que você teve.

Por outro lado, a eficiência também está relacionada a alcançar o objetivo, porém da melhor forma, com menor esforço, menor custo e mais rapidez. Assim, usando o mesmo exemplo, ser eficiente seria chegar ao trabalho na hora certa (se pontual e atingir o resultado esperado), mas utilizando um trajeto mais curto e econômico, em menor tempo.

Assim, resumindo, podemos dizer que a eficácia está ligada ao “o que” desejamos fazer ou alcançar, já a eficiência está mais ligada ao “como” podemos fazer isso visando mais economia e rapidez. Ambos os conceitos são extremamente importantes, sendo necessário focar mais em um ou outro dependendo do contexto da empresa ou da ação que está sendo executada.

 

Aplicando conceitos

Vejamos agora alguns exemplos simples de momentos empresariais em que entender a diferença entre eficácia e eficiência pode ser crucial para seu trabalho. Você verá que compreender corretamente os conceitos vai te ajudar a escolher uma abordagem que combine eficácia e eficiência! Vejamos:

  • Implementação de processos: garantir que os objetivos sejam alcançados (eficácia) com o mínimo de recursos (eficiência);
  • Resolução de problemas e não conformidades: tratar as causas-raiz de forma definitiva (eficácia) sem desperdício de tempo, prejuízos ou maiores custos (eficiência);
  • Planejamento estratégico: priorizar ações que assegurem que os objetivos sejam atingidos (eficácia), porém da melhor maneira possível e sem comprometer a saúde financeira da empresa (eficiência);
  • Avaliação de desempenho: medir se os resultados são alcançados (eficácia) de forma otimizada, sem excessos (eficiência), garantindo lucratividade para a empresa;
  • Treinamentos: garantir que os métodos aplicados sejam eficazes na aquisição de competências e eficientes para custar menos e capacitar mais pessoas;
  • Gestão de projetos: organizar recursos e prazos para atingir os objetivos da maneira mais ágil e com menos custo, garantindo a eficácia do alcance dos resultados e eficiência de recursos;
  • Desenvolvimento de produtos e serviços: criar soluções que realmente atendam às necessidades do cliente (eficácia) mas sem desperdício de recursos ou fora do timing que ele precisa (eficiência);
  • Melhoria contínua: otimizar processos internos para alcançar os mesmos resultados desejados (eficácia), porém de forma mais rápida, barata e sem retrabalho.

Eficácia e eficiência no contexto das certificações ISO

Mesmo que a eficiência seja fundamental em qualquer empresa, quando o assunto é o mundo das certificações, o foco maior está na eficácia!

Ao realizar as auditorias, o organismo certificador vai priorizar garantir que o objetivo foi alcançado. Isso porque aqui, a missão é compreender a conformidade da empresa com o sistema de gestão auditado. Em outras palavras, a certificadora irá analisar se a empresa segue as boas práticas da norma auditada no seu dia a dia. 

Por exemplo, ao tratar uma não conformidade, será avaliado se as ações tomadas resolveram a causa raiz e eliminaram o risco de recorrência. Aqui, não será avaliado se a empresa fez isso da forma mais rápida possível, uma vez que o objetivo foi alcançado, ou seja, a conformidade foi alcançada.

 

Dois conceitos, um objetivo: o sucesso da sua empresa!

Como vimos ao longo do texto, compreender a diferença entre eficácia e eficiência é fundamental para organizar a sua empresa e atuar de maneira mais assertiva e focada!

Isso porque compreender a eficácia é essencial para atingir os objetivos de quaisquer processos, mas incorporar a eficiência nestes mesmos processos garante que isso seja feito com o menor custo e esforço. Juntas, eficácia e eficiência garantem sustentabilidade e bons resultados a curto, médio e longo prazos, bem como tornar os processos viáveis e melhores para todas as partes interessadas.

Seu papel, agora, é reavaliar constantemente seus métodos, buscando evitar sistemas de gestão burocráticos, complexos, caros e que não agregam valor à empresa e seus clientes. Quando eficácia e eficiência caminham juntas, o resultado é uma melhoria contínua sólida e sustentável que traz o famoso “ganha-ganha”, uma relação saudável e proveitosa para todos os envolvidos!

 

Eficácia e eficiência: ferramentas para melhorar seus resultados 

Este conteúdo foi baseado em um vídeo da Ana Carneiro, nossa gerente técnica aqui da QMS Certification. Nele, a Ana explica de forma simples e descomplicada cada um dos termos e dá muitas dicas para conquistar mais resultados positivos.

Além disso, ela também apresenta diversos outros exemplos práticos que tornam esses conceitos mais claros e fáceis de compreender. Porém, a cereja do bolo é que ela explorou ferramentas essenciais para ajudá-lo a alcançar resultados com mais eficácia e eficiência! Então, não perca a oportunidade de otimizar sua gestão e impulsionar sua organização ainda mais. São apenas 7 minutos, assista agora mesmo:

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