No geral, existem basicamente 3 tipos de auditoria quando o assunto são os sistemas de gestão. Conhecer e compreender cada um deles é importante para qualquer profissional da área, uma vez que elas serão algo presente na rotina e atividades deste colaborador.
Além disso, conhecer os tipos de auditoria é importante para conseguir organizar melhor o sistema de gestão e a documentação necessária. O profissional de sistemas de gestão terá como responsabilidade acompanhar auditores e ajudá-los a encontrar evidências de conformidade ao longo da empresa. Se ele não entender corretamente qual auditoria está sendo feita, esse trabalho acaba dificultado e a empresa pode não colher os resultados que espera de uma auditoria.
Por isso, no conteúdo de hoje falaremos sobre esses 3 tipos de auditoria e suas peculiaridades. Após lê-lo, você compreenderá o que é uma auditoria, de qual tipo ela é e como esses três formatos atuam para ajudar empresas e partes interessadas. Vamos lá?
O que é uma auditoria e qual sua função?
Antes de entrar nos tipos de auditoria, vamos relembrar alguns conceitos. Uma auditoria de sistema de gestão é, antes de tudo, uma ferramenta essencial para garantir o atendimento aos requisitos que uma organização se propõe a atender – sejam eles normativos ou estatutários – e também aos requisitos legais pertinentes ao seu ramo de atuação ou atividades.
As auditorias ajudam não só a promover melhoria contínua, como também identificar oportunidades de melhoria, o que ajuda muito a otimizar processos, aumentando sua eficácia. Elas são fundamentais para qualquer tipo de organização e obrigatórias em alguns contextos – como veremos mais adiante.
Como já dito, existem 3 tipos de auditoria, e cada um deles possui um papel específico, contribuindo para a confiabilidade dos negócios e melhoria dos processos. Por isso, realizar auditorias regulares – sejam elas de 1ª, 2ª ou 3ª parte – é fundamental para assegurar a eficiência e a conformidade dos sistemas de gestão, fortalecendo a imagem e a credibilidade da organização frente ao mercado em que ela atua. Conheçamos agora cada tipo de auditoria!
Conhecendo as auditorias de 1ª Parte – as auditorias internas
A auditoria de 1ª parte é a mais comum, sendo realizada até mesmo por empresas que não possuem uma certificação ISO. Ela também é conhecida popularmente como ‘auditoria interna’ e pode ser conduzida pela própria organização. Também é comum que as empresas contratem auditores externos para sua realização, ficando a cargo da própria empresa decidir.
O objetivo deste tipo de auditoria é avaliar o desempenho do sistema de gestão em relação às normas aplicáveis e aos requisitos internos. A título de certificação, ela precisa ser executada periodicamente, gerando registros e evidências, assim como tem por objetivo antever possíveis não conformidades antes de a empresa receber a auditoria de certificação – a de 3ª Parte, vamos falar dela mais adiante.
Para exemplificar, podemos citar uma empresa que tem seu sistema de gestão da qualidade baseado ou é certificada na ISO 9001. Essa organização pode realizar auditorias internas periódicas para garantir que os processos da qualidade estejam sendo seguidos e que o sistema é aderente aos requisitos da norma. Caso a empresa já seja certificada, a realização é obrigatória para manutenção do certificado.
Conhecendo as auditorias de 2ª Parte
A auditoria de 2ª parte é bem menos comum, mas ainda muito utilizada no mercado. Ela é realizada por clientes ou parceiros comerciais e pretende avaliar a conformidade de fornecedores ou prestadores de serviço. Para isso, esse tipo de auditoria avalia os processos do possível fornecedor com padrões estabelecidos em contratos ou normativas aplicáveis.
Essas auditorias focam relação entre cliente e fornecedor, estabelecendo maior confiança e conformidade nas relações comerciais. Ela pode avaliar os mais diversos fatores, como qualidade (ISO 9001), segurança (ISO 45001) e até mesmo sustentabilidade (ISO 14001).
Alguns clientes – principalmente grandes players do mercado – podem exigir esse tipo de auditorias em contrato, estabelecendo periodicidades e outros fatores. As auditorias de 2ª parte ajudam as empresas a assegurar requisitos e garantir que a qualidade dos produtos e serviços seja assegurada, bem como que eles atenderão a requisitos legais ou estatutários do comprador, ou contratante.
Conhecendo as auditorias de 3ª Parte
A auditoria de 3ª parte é a famosa auditoria externa de certificação. Ela é conduzida por um organismo de certificação independente (certificadora) visando verificar a conformidade do sistema de gestão com a norma auditada, seja ela qual for – ISO 14001 ou ISO 37001, por exemplo.
Este tipo de auditoria é obrigatório para empresas que buscam sua primeira certificação ou para recertificação (manutenção do certificado). Ela é executada por auditores externos imparciais e independentes e tem como saída final um certificado reconhecido internacionalmente, o que aumenta a credibilidade e o respeito da organização perante seus clientes e o mercado.
3 tipos de auditoria, uma missão maior!
Mesmo que cada tipo de auditoria tenha especificidades, objetivos e abordagens diferentes, precisamos compreender que elas compartilham um objetivo comum: garantir a conformidade e promover a melhoria contínua!
Da mesma forma, todos os tipos de auditoria citados aqui possibilitam identificar falhas e não conformidades. Essas ocorrências, se bem tratadas, irão fortalecer a confiabilidade dos processos e dos sistemas de gestão, fazendo com que a empresa evolua e se torne mais forte e sustentável. Bem como, elas atuam diretamente para aumentar a satisfação dos nossos clientes e demais stakeholders.
Pensando de forma sistêmica e estratégica, esse objetivo comum é o que torna as auditorias tão valiosas, independentemente do tipo. Juntas, elas criam um ciclo virtuoso de controle e melhoria que beneficia toda a organização, desde o nível operacional até o estratégico. Assim, elas são muito mais que um mecanismo de controle, são uma forma realizarmos entregas melhores, organizando a relação entre clientes e empresas e fortalecendo a sociedade como todo!
Vídeo: ‘3 tipos de auditoria’ no Youtube da QMS Brasil
Se você quiser se aprofundar um pouco mais neste assunto, a Roberta Stein, nossa responsável da área de Excellence da QMS, gravou um vídeo completo sobre o assunto. No vídeo, ela fala sobre cada um dos 3 tipos de auditoria e suas funções, além de dar outras dicas e informações. Clique no botão abaixo e confira:
